Obligaciones fiscales en la facturación: qué debe contener una factura y cómo cumplir con la legislación

Por todo ello, en este artículo te explicaremos la importancia de llevar al día la facturación de tu negocio, así como los detalles básicos que toda factura debe tener para cumplir con la legislación y no tener problemas con Hacienda.

La importancia de cumplir la normativa sobre facturación

Ten en cuenta que el incumplimiento legal de la facturación puede tener acarrear consecuencias para las empresas, incluidas sanciones económicas y acciones legales.

Además, si incumples con tus obligaciones no sólo puede dañar la reputación de tu empresa, también puede hacer que tus clientes pierdan la confianza en ti, con lo que tendrás dificultades para mantener en pie tu negocio.

Piensa que el desconocimiento no te exime de tu responsabilidad, así que lo primero que tienes que hacer es conocer la ley para cumplirla.

De esta forma, entenderás mejor cuáles son los requisitos legales de facturación que afectan a tu negocio y podrás cumplirlos sin problemas.

Para ello, comenzamos con lo básico de una factura, o sea, sus datos y la información que debe tener.

Aspectos formales de una factura: ¿Qué debe incluir?

Para cumplir los requisitos legales de facturación, deben incluirse ciertos elementos. Entre ellos están los siguientes:

1. Datos del vendedor y del comprador: en toda factura debe estar presente el nombre legal completo tanto del emisor como del comprador. También se debe añadir la dirección y el número de identificación fiscal (NIF o CIF) de ambas partes.
2. Fecha y número de factura: cada factura debe tener un número de identificación único, que debe ser secuencial y especificar la fecha de emisión.
3. Cantidad y precio: este apartado debe detallar una descripción clara y concisa de los bienes o servicios prestados, así como el precio por unidad.
4. Descripción de los bienes y/o servicios: debe haber información sobre los bienes o servicios prestados.
5. Importe Total e Impuestos: se deben especificar los impuestos aplicados; IVA, IRPF o lo que sea.
6. Condiciones de pago: se debe añadir las condiciones de pago, la fecha de vencimiento y las fórmulas de ingreso del dinero: cuenta corriente o PayPal, entre otros.  

¿Cuántas formas de facturación existen?

Una vez conoces los datos básicos que debe tener una factura, toca hablar de los diferentes métodos de facturación que hay y sus diferencias. Entre ellos, están los siguientes:

• Facturación en papel: Es el método tradicional de facturar de toda la vida y cada vez se usa menos. Consiste en emitir facturas en papel que se entregan en mano o por correo.
• Facturación electrónica: este sistema se refiere al documento que tiene los mismos efectos legales que el formato físico y que se genera electrónicamente con aspectos que le otorgan autenticidad y garantía. Existen dos tipos de factura electrónica: estructurada y no estructurada. La estructurada está en un lenguaje XML tipo Facturae, en cambio, la no estructurada consiste en una imagen digital tipo PDF que se debe procesar posteriormente.
• Facturación online: este método usa una plataforma online o un software específico de facturación que emite, gestiona y entrega las facturas. Lo bueno es que permiten una gestión más eficiente y rápida de las operaciones comerciales. En este sentido, es recomendable tener un programa de facturación que garantice el cumplimiento de la normativa como los de Wolters Kluwer, proveedor de software de gestión para empresas que se distingue por su rápida adaptación antes cualquier cambio normativo.

Los plazos de pago: ¿cuántos hay?

En España, este aspecto está regulado por la Ley de Morosidad, que establece los siguientes plazos máximos:

• Clientes particulares: El plazo máximo de pago es de 60 días naturales.
• Empresas: El plazo máximo de pago es de 60 días naturales, salvo que se acuerde otro plazo entre las partes.

Software para facturación

Algunas de las características más importantes que todo programa informático de facturación debe tener son las siguientes:

• Facilidad de uso: El software debe ser fácil de usar y permitir una gestión eficiente de las facturas.
• Modularidad y escalabilidad: contar con un programa que disponga de módulos adicionales o la posibilidad de aumentar las funcionalidades es clave para poder responder a las futuras necesidades que pueda tener tu empresa.
• Cumplimiento legal y normativo: El software debe cumplir con la normativa fiscal y contable vigente. Por ejemplo, la futura ley antifraude que se aprobó en 2021 y que tiene medidas que podrían estar vigentes en 2024.
• Seguridad: de poco te sirve tener un programa de facturación sino es seguro ni garantiza la seguridad de los datos y la privacidad de los clientes.

En conclusión, la facturación es un aspecto fundamental en la gestión de cualquier negocio, ya que permite llevar un control de las operaciones comerciales, reduce la posibilidad de errores y garantiza el cumplimiento de la ley.