Gestión del workflow: ¿Qué es y cuál es su importancia?
¿Estás buscando información sobre la gestión del workflow? En ese caso, estás de enhorabuena. Hemos preparado un pequeño artículo con el que resolverás todas tus dudas en un tiempo récord. ¿Estás listo? ¡Pues vamos allá!
¿Qué es el Workflow y su gestión?
Entendemos como Workflow o flujo de trabajo la secuencia o proceso de trabajo formado por diferentes actividades que se llevan a cabo dentro de un determinado proceso empresarial u organizativo.
De ahí el nombre de Workflow o flujo de trabajo, porque hace referencia a cómo fluye el trabajo a lo largo de todos esos diferentes procesos. Y, como puedes imaginar, es importante que este workflow esté correctamente gestionado.
¿Por qué? Por la sencilla razón de que, como sucede con el agua, si impides que fluya adecuadamente en un punto, no llegará al otro. Traducido al mundo empresarial: Si un punto de la cadena falla, los puntos siguientes también fallarán, porque se ha alterado el workflow.
Imagina, por ejemplo, el proceso de fabricar un libro. Este proceso tiene una gran cantidad de pequeños subapartados que hay que cumplir para que, finalmente, ese libro se produzca.
Primero hay que imprimirlo, después hay que plegar las diferentes láminas, también hay que cortarlo, después hay que encuadernarlo, posteriormente hay que retractilarlo, empaquetarlo y almacenarlo.
Todo esto son diferentes procesos que se deben llevar a cabo uno tras otro. Pero… ¿Qué pasa si hay problemas en la impresión? Pues, sencillamente, que los siguientes procesos no se pueden llevar a cabo.
Por lo tanto, estaremos perdiendo tiempo y dinero. De ahí que la importancia de la gestión del workflow sea capital en cualquier empresa. Y, por supuesto, existen diferentes formas de gestionar este workflow, dependiendo de la empresa y de muchos otros factores.
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¿Cómo se puede optimizar este proceso para mejorar la productividad?
De la explicación anterior puedes deducir con facilidad que este es un punto fundamental a tener en cuenta a la hora de optimizar los procesos empresariales y hacer que una empresa concreta sea más productiva, ¿verdad?
Y esta optimización se puede llevar a cabo de muchas formas distintas. Por ejemplo, se puede optimizar desde el punto de vista del propio proceso. Es decir, eliminando aquellos procesos innecesarios, o añadiendo más procesos para que sean más fáciles de realizar, o añadiendo elementos que permitan evitar errores, etc.
Sin embargo, también puedes optar por optimizar el workflow a través de la informatización de su seguimiento. De esta forma, la gestión de los errores será automática, y podrás obtener estadísticas sobre los diferentes puntos que hay que mejorar en dicho workflow.
¿Qué beneficios ofrece un buen workflow?
Sin embargo, puede que te estés preguntando… ¿De verdad vale la pena centrarse tanto en optimizar el workflow? ¿Qué gano con ello?
Bueno, alguno de los beneficios que puedes obtener en tu empresa si tienes un correcto workflow, son los siguientes:
Ahorro en tiempo. Mejora de la productividad. Mayor eficiencia de la empresa, gracias a una correcta automatización de diferentes procesos del negocio.
Mejora del control de los procesos gracias a la normalización de los procesos y métodos de trabajo.
Mayor atención y servicio al cliente, puesto que se cuenta con una coherencia interna y una previsibilidad que contribuye a resolver dudas y problemas con facilidad.
Mayor flexibilidad de acuerdo con las necesidades empresariales que se tengan en un momento dado.
Integración de diferentes procesos empresariales.
Mejora de la circulación de la información interna entre los diferentes trabajadores y entre la empresa y los clientes y los proveedores.
Algunas otras ventajas
Existen algunas otras ventajas que se deben tener en cuenta cuando hablamos de optimizar y mejorar la gestión del workflow. Una de ellas (muy importante) es la actualización para cumplir con las normas regulatorias.
Y, teniendo en cuenta que salen nuevas normas regulatorias cada cuatro días, es conveniente tener la capacidad de adaptarse con la mayor facilidad y rapidez a dichos cambios regulatorios.
El hecho de tener un buen workflow claramente definido permite encontrar aquellos puntos en los que va a ser necesario cumplir con una nueva regulación, aquellos otros que ya cumplen con ella, o aquellos otros en los que no hace falta hacer cambios porque no se ven afectados por la nueva regulación.
Si no se cuenta con un buen workflow debidamente organizado y gestionado, estos momentos de adaptación son mucho más caóticos, porque está todo mezclado y resulta mucho más difícil encontrar aquellos lugares en los que hay que hacer cambios.
Como puedes ver, la gestión del workflow es una parte fundamental del buen funcionamiento de una empresa. Si no hay un correcto workflow, es muy difícil que la empresa pueda llegar a funcionar adecuadamente. Así que… ¡Conviene prestarle atención!
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