Características, funciones y ventajas de un software ERP que la empresa actual requiere

En dicho contexto entra un software ERP. Un software de Gestión de Recursos Empresariales. Que si bien llevan años existiendo, gracias a la digitalización, se ofrecen hoy como programas que funcionan directamente en la nube y permiten a empresas, desde PYMES hasta corporaciones, aprovechar sus características y funciones.

Características esenciales de un ERP moderno

Hablar de un ERP moderno puede ser hablar de programas como Cegid, que se adaptan a las empresas y le ofrecen exactamente los módulos que requieren para incrementar su productividad. Pero, a nivel general, es un buen ejemplo para analizar las principales características de estos programas:

• Modularidad: un ERP debe ser modular para adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa. Esto significa que se puede implementar por módulos (finanzas, producción, etc.) y escalar a medida que la empresa crece.
• Accesibilidad: un ERP debe ser accesible desde cualquier dispositivo con conexión a internet, permitiendo a los usuarios trabajar de forma remota y en tiempo real. Esto es importante, ya que hoy muchas de las empresas trabajan no solo en la nube y de forma colaborativa, sino en movilidad y con profesionales de muchas partes del mundo.
• Seguridad: la protección de los datos privados de la empresa es fundamental. Tanto de la información confidencial como la de sus proveedores y clientes. Por eso, una característica clave es que cumplan con esto.

Funciones de un ERP que son indispensables

Al hablar de un sistema ERP ya se habla de una solución de software empresarial que puede llegar a ser indispensable para el manejo correcto de los procesos de un negocio. Sin embargo, si se tuviera que ahondar en algunas funciones clave, de cada módulo, serían las siguientes:

• Gestión de inventario: controlar los niveles de stock, realizar seguimiento de los productos y optimizar los procesos de compra y venta.
• Gestión de producción: planificar y programar la producción, controlar los costes y mejorar la eficiencia de los procesos.
• Gestión financiera: gestionar la contabilidad, los presupuestos, las cuentas por cobrar y por pagar, y generar informes financieros.
• Gestión de recursos humanos: gestionar nóminas, beneficios para empleados, seguimiento del desempeño y reclutamiento.
• Gestión de relaciones con clientes (CRM): gestionar las interacciones con los clientes, realizar seguimiento de las ventas y mejorar la satisfacción del cliente.
• Business Intelligence (BI): proporcionar herramientas de análisis para tomar decisiones basadas en datos y obtener una visión más profunda del negocio.

Ventajas de implementar un ERP

Todo lo anterior sirve para entender todas sus ventajas. Porque es posible que las funciones comentadas no se adapten al 100% de las empresas, ya que habrá algunas que requieran menos módulos, y algunas que más. Sin embargo, en general ofrecen ciertos beneficios:

• Eficiencia: gracias a la automatización de procesos, a la optimización del uso de los recursos y a la reducción de los errores manuales, la empresa funcionará mejor y le tomará menos tiempo realizar más trabajos.
• Costes: más eficiencia es, en general, un ahorro. Pero además hay que tener en cuenta que hoy un software ERP no necesariamente es un gasto oneroso, sino que con soluciones de calidad en la nube los resultados serán rentables desde el primer día.
• Todo el negocio bajo control: una de las funciones del ERP que mejor le calzan a los directivos de una empresa es poder ver la información de su negocio en tiempo real. Es decir, las ventas, las deudas, el stock, el riesgo financiero, las comunicaciones con proveedores, las actividades que van realizando sus profesionales a cargo. Todo eso, sin tener que preguntar departamento a departamento por cada acción. Esto permite trabajar mejor, sin duda.